Erbringt ein Unternehmer eine Dienstleistung an einen anderen Unternehmer, ist er verpflichtet eine Rechnung auszustellen. Gleiches gilt bei der Lieferung von Gegenständen zwischen Unternehmern. Rechnungen sind normalerweise auf Papier zu übermitteln. Auch eine elektronische Rechnungsübermittlung (z.B. per E-Mail oder durch Bereitstellung zum Download in einem Webportal) ist zulässig, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.

Entsteht für ein und dieselbe Dienstleistung bzw. Lieferung mehrfach Umsatzsteuer, wenn mehrere Rechnungen ausgestellt werden?

Immer wieder kommt es vor, dass nicht nur eine Rechnung an den Rechnungsempfänger gelangt, sondern mehrere, obwohl nur eine Leistung bzw. eine Lieferung vorliegt. Insbesondere betrifft dies die folgenden Fälle:

  • Vorabversendung per E-Mail: Bevor die Rechnung auf Papier auf dem Postweg verschickt wird, wird vorab dieselbe Rechnung per E-Mail als PDF an den Rechnungsempfänger versandt.
  • Doppeltes Herunterladen: Die Rechnungen können vom Rechnungsempfänger in einem Webportal heruntergeladen werden. Dies erfolgt durch den Empfänger gleich mehrfach.
  • Rechnungsberichtigung: Die Rechnung enthält nicht sämtliche Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG oder einzelne Rechnungsangaben sind unzutreffend. Deswegen wird eine neue Rechnung ausgestellt, diesmal mit sämtlichen Pflichtangaben bzw. zutreffenden Rechnungsangaben.

Bei allen Fällen, in denen für dieselbe Dienstleistung oder Lieferung mehrere Rechnungen im Umlauf sind, stellt sich die Frage, ob dann nicht – bei Ausweis von Umsatzsteuer in der Rechnung – auch mehrfach Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss. Denn schließlich könnte der Rechnungsempfänger auf die Idee kommen, gleich mehrfach den Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Klarstellung durch die Finanzverwaltung

Die Finanzverwaltung hat hierzu Folgendes klargestellt:

  1. Sind für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt worden, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet wurden, schuldet der leistende Unternehmer den hierin gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag.
  2. Dies gilt nicht, wenn inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden.

Wird also eine inhaltsgleiche Rechnung (d.h. eine Rechnung mit unveränderten Rechnungspflichtangaben) doppelt oder mehrfach übersandt, ist dies für den Rechnungsaussteller unschädlich. Dies gilt insbesondere für die beiden oben genannten Fälle („Vorabversendung per E-Mail“ und „Doppeltes Herunterladen“).

Weiterhin problematisch sind jedoch die Fälle, in denen eine Rechnung berichtigt wird, indem einfach eine neue – nicht inhaltsgleiche – Rechnung mit Umsatzsteuerausweis ausgestellt wird. Sind nämlich für ein und dieselbe Dienstleistung oder Lieferung mehrere Rechnungen ausgestellt worden, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet wurden, gilt das oben Gesagte: In diesen Fällen schuldet der leistende Unternehmer den in den Rechnungen gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag auch mehrfach.

Wie in den Fällen, in denen eine Rechnung nicht sämtliche Pflichtangaben enthält bzw. einzelne Rechnungsangaben unzutreffend sind, eine Rechnungsberichtigung zu erfolgen hat, können Sie in der Anleitung zur Berichtigung von Rechnungen nachlesen.