Wenn Sie kein Fahrtenbuch führen, ist die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) für jeden Kalendermonat mit 1 % des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen. Die private Nutzung kann abweichend davon nur dann mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den betrieblichen/beruflichen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Wann liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor?

Was ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch an Angaben zu enthalten hat, ist gesetzlich nicht geregelt. Vielmehr wurden die Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch von der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) entwickelt.

Grundsätzlich sind die folgenden Angaben erforderlich:

  1. Datum der Fahrt,
  2. Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit und gefahrene Kilometer,
  3. Ausgangspunkt und Reiseziel (bei Umwegen auch die Reiseroute),
  4. Reisezweck und aufgesuchte(r) Geschäftspartner.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss des Weiteren zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Wenn kein aufgesuchter Kunden oder Geschäftspartner nicht vorhanden ist, hat das Fahrtenbuch den konkreten Gegenstand der beruflichen Verrichtung aufzuführen.

Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind. Dementsprechend müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen. Besteht allerdings eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind. Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.

Die Eintragungen sollten spätestens am Ende eines jeden Tages vorgenommen werden. Eine zwischenweise Verwendung von Zetteln oder Excel-Tabellen mit späterer Übertragung in das Fahrtenbuch ist unbedingt zu vermeiden und kann dazu führen, dass die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs aberkannt wird.

Geschlossen Form bedeutet, dass ein Papier-Fahrtenbuch in gebundener Form vorliegen muss. Es darf kein unbemerkter Austausch von Blättern möglich sein. Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen müssen kenntlich gemacht werden und nachvollziehbar sein.

Kann das Fahrtenbuch auch elektronisch geführt werden?

Sofern das Fahrtenbuch elektronisch geführt werden soll, müssen sämtliche oben genannten Anforderungen erfüllt sein. Dies bedeutet auch: ein in Excel geführtes Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß.

Bei elektronischen Fahrtenbüchern gibt es verschiedene Anbieter, über die Sie sich über eine entsprechende Suche im Internet informieren können.

Wann lohnt ein Fahrtenbuch?

Immer wenn der Anteil an privaten Fahrten niedrig ist, lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs. Gleiches kann gelten bei einem hohen Listenpreis des Fahrzeugs.

 

Lesen Sie auch unseren verwandten Artikel zum Thema Dienstwagen und Abziehbarkeit selbst getragener Kosten bei Arbeitnehmern.