Steuerpflichtige, die nicht gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind, können ihren Gewinn mittels einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Die EÜR ist eine vereinfachte Gewinnermittlungsmethode, die vornehmlich von Kleingewerbetreibenden – also solchen, deren Gewinn bzw. Umsatz nicht bestimmte Grenzen überschreitet – und Freiberuflern genutzt werden kann. Gesetzliche Grundlage ist § 4 Abs. 3 EStG. Zwar gelten dann zahlreiche Vorschriften nicht, die für bilanzierende Unternehmer gelten. Es stellt sich jedoch trotzdem die Frage, welche Aufzeichnungspflichten beachtet werden müssen, wenn man seinen Gewinn mittels EÜR ermittelt.

Im Folgenden wird dargestellt, welche Mindestaufzeichnungen bei EÜR vorgenommen werden müssen. Dabei beziehen sich die Ausführungen auf nicht grenzüberschreitende Sachverhalte, also Sachverhalte, die sich ausschließlich in Deutschland abspielen.

Allgemeine Voraussetzungen

Ganz allgemein ist festzuhalten, dass Aufzeichnungen so vorzunehmen sind, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird. Aufzeichnungspflichten werden dem Steuerpflichten auferlegt, um die Ermittlung von Besteuerungsgrundlagen vorzubereiten und zu erleichtern sowie die Verschleierung von steuerlich erheblichen Sachverhalten zu verhindern.

Leider sind die Aufzeichnungspflichten für Einnahmenüberschussrechner in keinem Gesetz übersichtlich geregelt. Sie ergeben sich vielmehr aus verschiedenen Stellen verschiedener Gesetze. Zusammenfassend ergeben sich folgende Verpflichtungen.

Aufzeichnung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Die Betriebseinnahmen und -ausgaben müssen so festgehalten werden – sei es durch entsprechende Aufzeichnungen einschließlich Belegsammlung oder im Wege einer geordneten Belegablage –, dass das Finanzamt (FA) diese auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen kann. Hier reicht jede sinnvolle Ordnung aus, die einem sachverständigen Dritten ermöglicht, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Steuerpflichtigen zu verschaffen. Es genügt hier also, die Belege zu sammeln oder geordnet abzulegen (z.B. chronologisch geordnet nach Tag des Geldeingangs).

Muss ein Kassenbuch geführt werden?

Es besteht keine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs für die Überschussermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG.

Trotzdem ist bei Bargeldgeschäften immer besondere Vorsicht geboten. Erfasst ein Steuerpflichtiger z.B. seine Tageseinnahmen in einer Summe, muss er das Zustandekommen der Summe (bspw. durch einen Kassenbericht) auch nachweisen können. Wird die von dem Steuerpflichtigen gewählte Dokumentation seiner Tageseinnahmen (z.B. in Form der Kassenberichte) den Anforderungen der Rechtsprechung an eine nachprüfbare vollständige und richtige Aufzeichnung nicht gerecht, droht sonst eine Schätzung durch das Finanzamt. Bei bargeldintensiven Betrieben sollte deshalb immer besondere Sorgfalt auf vollständige und geordnete Aufzeichnungen verwendet werden (u.U. kann sogar darüber nachgedacht werden freiwillig ein „Kassenbuch“ zu führen, um Streit mit dem FA zu vermeiden).

Gesonderte Aufzeichnung der Einlagen und Entnahmen

Auch bei der Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG müssen alle Entnahmen und Einlagen gesondert aufgezeichnet werden. Dies ergibt sich aus der Vorschrift des § 4 Abs. 4a Satz 6 EStG. In dieser Vorschrift geht es um die Abziehbarkeit von Schuldzinsen bei sog. Überentnahmen. Werden die erforderlichen Aufzeichnungen nicht geführt, sind zumindest die nach § 4 Abs. 4a Satz 5 EStG privilegierten Schuldzinsen für „Investitionsdarlehen“ sowie tatsächlich entstandene nicht begünstigte Schuldzinsen bis zum Sockelbetrag in Höhe von 2.050 EUR€ als Betriebsausgaben abziehbar.

Umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten

Umsatzsteuerlich ergeben sich Aufzeichnungspflichten aus der Vorschrift des § 22 UStG i.V.m. §§ 63 – 68 UStDV. Bitte beachten Sie, dass diese Aufzeichnungsverpflichtung nach dem UStG unmittelbar auch für Zwecke der Einkommensbesteuerung wirkt. Danach muss insbesondere aus den Aufzeichnungen zu ersehen sein:

  • Bei Sollversteuerung: die vereinbarten Entgelte für die vom Unternehmer ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen. Dabei ist ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte (= Nettobeträge) auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen.
  • Bei Istversteuerung: Bei der Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten treten an die Stelle der vereinbarten Entgelte die vereinnahmten Entgelte.
  • Der Unternehmer ist sowohl bei der Sollversteuerung als auch bei der Istversteuerung verpflichtet, nachträgliche Minderungen oder Erhöhungen der Entgelte aufzuzeichnen. Die Verpflichtung des Unternehmers, in den Aufzeichnungen ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen, gilt entsprechend für nachträgliche Entgeltänderungen.
  • Die vereinnahmten Entgelte und Teilentgelte für noch nicht ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen. Dabei ist ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte und Teilentgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen.
  • Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG müssen nur die Werte der Gegenleistungen aufzeichnen. Als Wert der erhaltenen Gegenleistungen ist grundsätzlich der vereinnahmte Preis anzugeben.

Soweit die geforderten Angaben aus dem Rechnungswesen oder den Aufzeichnungen des Unternehmers für andere Zwecke eindeutig und leicht nachprüfbar hervorgehen, brauchen sie nicht noch gesondert aufgezeichnet zu werden.

Verzeichnis der Anschaffungs-/Herstellungskosten nicht abnutzbarer Wirtschaftsgüter

Wirtschaftsgüter des Anlage- und Umlaufvermögens im Sinne von § 4 Abs. 3 Satz 4 EStG (das sind nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, Anteile an Kapitalgesellschaften, Wertpapiere und vergleichbare nicht verbriefte Forderungen und Rechte, Grund und Boden sowie Gebäude des Umlaufvermögens) sind unter Angabe des Tages der Anschaffung oder Herstellung und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder des an deren Stelle getretenen Werts in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufzunehmen.

Für gewerbliche Unternehmer: Aufzeichnung des Wareneingangs

Nach § 143 AO müssen gewerbliche Unternehmer den Wareneingang gesondert aufzeichnen. Die Aufzeichnungen müssen die folgenden Angaben enthalten: den Tag des Wareneingangs oder das Datum der Rechnung, den Namen oder die Firma und die Anschrift des Lieferers, die handelsübliche Bezeichnung der Ware, den Preis der Ware, einen Hinweis auf den Beleg.

Eine Aufzeichnungspflicht für den Warenausgang betrifft nur den Großhandel. Einnahmenüberschussrechner werden von dieser Pflicht regelmäßig nicht erfasst sein.

Gesonderte Aufzeichnung der nicht abziehbaren Betriebsausgaben i.S.v. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nummer 1 bis 4, 6b und 7 EStG

Folgende Aufwendungen sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen:

  • Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind
  • Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass
  • Aufwendungen für Einrichtungen des Steuerpflichtigen, soweit sie der Bewirtung, Beherbergung oder Unterhaltung von Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, dienen (Gästehäuser) und sich außerhalb des Orts eines Betriebs des Steuerpflichtigen befinden
  • Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segeljachten oder Motorjachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungen
  • Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung (s. unseren Artikel zur Abziehbarkeit von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer)
  • Sonstige Aufwendungen, die die Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind

Beachten Sie Folgendes: Soweit diese Aufwendungen nicht bereits nach § 4 Absatz 5 EStG vom Abzug ausgeschlossen sind, dürfen sie bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie besonders aufgezeichnet sind. Beispielsweise können Sie daher Bewirtungskosten oder die Kosten für Ihr Arbeitszimmer nur steuerlich geltend machen, wenn Sie diese (zeitnah!) aufzeichnen. Das gilt auch in Bagatellfällen.

Verzeichnis der geringwertigen Wirtschaftsgüter

Geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 S. 1 EStG mit einem Wert über 150 EUR bis 410 EUR (jeweils netto), sind unter Angabe des Tages der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder des nach § 6 Absatz 1 Nummer 5 bis 6 EStG an deren Stelle tretenden Werts in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung (bzw. den steuerlichen Aufzeichnungen) ersichtlich sind.

Sonstige Aufzeichnungspflichten

Zu nennen sind des Weiteren:

  • Verzeichnis der Wirtschaftsgüter, von deren Anschaffungs-/Herstellungskosten eine Rücklage abgezogen wird (§ 6b Abs. 4 Nr. 5 bzw. § 6c Abs. 2 EStG)
  • Verzeichnis der Wirtschaftsgüter, auf die erhöhte AfA oder SonderAfA in Anspruch genommen wird (§ 7a Abs. 8 EStG)
  • Aufzeichnung der anzuschaffenden Wirtschaftsgüter und ihrer Anschaffungs-/Herstellungskosten zwecks Bildung eines Investitionsabzugsbetrags (§ 7g Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 EStG)
  • Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug (§ 41 EStG i.V.m. § 4 LStDV).