In diesem Beitrag geht es darum, wie eine Rechnungskorrektur zu erfolgen hat, wenn bei einer Rechnung Pflichtangaben fehlen oder diese unzutreffend sind.

Eine Rechnung muss im Regelfall die folgenden Pflichtangaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers,
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • das Rechnungsdatum,
  • eine Rechnungsnummer,
  • eine Beschreibung der Dienstleistung oder der gelieferten Gegenstände,
  • den Zeitpunkt der Dienstleistung oder der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • die Nettobeträge für die jeweiligen Dienstleistungen oder Lieferungen,
  • den Umsatzsteuersatz sowie den auf den Nettobetrag entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder Dienstleistung eine Steuerbefreiung gilt.

Was ist jedoch zu tun, wenn bereits eine Rechnung ausgestellt wurde und Pflichtangaben fehlen oder unzutreffend sind? In diesem Fall hat eine Rechnungsberichtigung zu erfolgen. Dies sollte nicht dadurch geschehen, dass die Rechnung einfach noch einmal ausgestellt wird – nur mit dem Unterschied, dass diesmal sämtliche Pflichtangaben enthalten und zutreffend sind. Denn sonst wäre der Rechnungsaussteller ggf. verpflichtet, mehrfach Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen (lesen Sie bitte hierzu den Beitrag Rechnungsdoppel ohne inhaltliche Änderungen unschädlich).

Wie erfolgt eine Rechnungsberichtigung?

Wie erfolgt einer Rechnungsberichtigung, wenn bereits eine Rechnung ausgestellt wurde und Pflichtangaben fehlen oder unzutreffend sind? Grundsätzlich gibt es hier 3 Möglichkeiten:

  1. Partielle Rechnungsberichtigung: Dabei werden nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben ergänzt oder berichtigt. Die Berichtigung muss durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn in diesem Dokument die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung angegeben ist; eine neue Rechnungsnummer für dieses Dokument ist nicht erforderlich.
  2. Stornierung: Zunächst wird die zu berichtigende Rechnung storniert und dann eine neue Rechnung erstellt.
  3. Neue Rechnung ohne Stornierung der Rechnung mit den unvollständingen bzw. unzutreffenden Angaben: Es wird eine neue Rechnung erstellt, in denen die Pflichtangaben vollständig und zutreffend enthalten sind. Diese Rechnung enthält folgende Klausel: „Diese Rechnung ersetzt die Rechnung vom … [Datum der Ursprungsrechnung] (Rechnungsnummer: … [Nummer der Ursprungsrechnung]). Bitte beachten Sie, dass ausschließlich diese Rechnungsausfertigung zum Zwecke des Vorsteuerabzugs verwendet werden darf.“ Die ursprüngliche Rechnung kann beim Rechnungsempfänger verbleiben und muss nicht zurückgegeben werden.

Welche Möglichkeit der Rechnungsberichtigung letztendlich gewählt wird, bleibt dem jeweiligen Unternehmer überlassen. Es sollte danach entschieden werden, welche am wenigsten Aufwand verursacht. Auch sehen manche EDV-Buchaltungssysteme z.B. nur die Variante mit der Stornorechnung (s.o. unter 2.) vor.