Der BFH hat sich mit Urteil vom 25.3.2015 (X R 20/13) zu der Schätzungsmethode des Zeitreihenvergleichs geäußert. Diese Methode wird von der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen insbesondere bei Gastronomiebetrieben zunehmend häufig angewandt. Was der BFH zu der Schätzungsmethode des Zeitreihenvergleichs ausführt, erfahren Sie in einem separaten Beitrag. In dem vorliegenden Beitrag gehts es um ein anderes Problem, welches der BFH in seinem Urteil anspricht, nämlich das Problem des Fehlens einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung.

Fehlen der Programmierungsanleitung und der -protokolle einer Registrierkasse stellt Buchführungsmangel dar

Der BFH entschied, dass beim Einsatz eines programmierbaren Kassensystems bereits das Fehlen der hierfür aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Betriebsanleitung, Programmierprotokolle) einen formellen Mangel der Buchführung darstellt, der grundsätzlich schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt.

Das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung stehe in seinen Auswirkungen auf die Beurteilung der formellen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Eröffnung der Schätzungsbefugnis

  • dem Fehlen von Tagesendsummenbons (sog. „Z-Bons“) bei einer Registrierkasse bzw.
  • dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse

gleich.

Zitat: „In allen drei Fällen der formelle Mangel zwar keinen sicheren Schluss auf die Verkürzung von Einnahmen zu. Gleichwohl gibt es systembedingt keine Gewähr mehr für die Vollständigkeit der Erfassung der Bareinnahmen, ohne dass eine nachträgliche Ergänzung der Dokumentation bzw. eine anderweitige Heilung des Mangels möglich wäre. Elektronische Kassensysteme sind durch Umprogrammierung in nahezu beliebiger Weise manipulierbar; von derartigen Manipulationsmöglichkeiten machen Teile der betrieblichen Praxis nach dem Erkenntnisstand des Senats durchaus Gebrauch. Es ist daher von erheblicher Bedeutung, dass ein Betriebsprüfer –und ggf. auch ein FG– sich davon überzeugen kann, wie die Kasse im Zeitpunkt ihrer Auslieferung und Inbetriebnahme programmiert war, sowie ob bzw. in welchem Umfang nach der Inbetriebnahme der Kasse spätere Programmeingriffe vorgenommen worden sind. Für den Steuerpflichtigen überschreitet der mit der Dokumentation verbundene Aufwand die Grenze des Zumutbaren nicht. Beim Erwerb der Kasse kann er vom Verkäufer die Übergabe von Bedienungsanleitungen und Programmdokumentationen verlangen. Die Dokumentation späterer Umprogrammierungen verursacht jedenfalls einen geringeren Aufwand als die Umprogrammierung selbst.

Das Gewicht dieses Mangels tritt allerdings zurück, wenn der Steuerpflichtige für den konkreten Einzelfall darlegt, dass die von ihm verwendete elektronische Kasse trotz ihrer Programmierbarkeit ausnahmsweise keine Manipulationsmöglichkeiten eröffnet.

Fazit

Sämtliche Nutzer von Registrierkassen müssen nunmehr damit rechnen, dass die Finanzverwaltung allein, weil Betriebsanleitungen oder Programmierungsprotokolle nicht aufbewahrt wurden, Hinzuschätzungen vornehmen wird. Fehlen Ihnen diese Unterlagen kann dies insbesondere bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen. Für Bargeldbetriebe ist es demnach immens wichtig hier entsprechendes Problembewußtsein zu entwickeln.

Gegen den Vorwurf der nicht ordnungsgemäßen Buchführung kann man sich in solchen Fällen nur mit der Argumentation wehren, dass die verwendete Kasse keinerlei Manipulationsmöglichkeiten bietet. Dieser Nachweis wird allerdings nur schwer zu erbringen sein.